Los Archivos Históricos y la Gestión Documental

Los Archivos Históricos y la Gestión Documental

INTRODUCCIÓN

CON LA EMISIÓN DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EL PASADO 15 DE JUNIO DEL PRESENTE AÑO, LA CUAL ENTRARÁ EN VIGOR EN JUNIO DE 2019, PUEDE AFIRMARSE QUE SE CIERRA, AL MENOS EN LO QUE SE REFIERE AL CUMPLIMIENTO DEL MANDATO PROMOVIDO POR LA REFORMA CONSTITUCIONAL DE FEBRERO DE 2014, el círculo de disposiciones jurídicas para regular la organización y conservación de los archivos en los sujetos obligados.

La Ley General de Archivos, que se reconoce como el tercer pilar del Sistema Nacional de Transparencia, y los diversos acuerdos y lineamientos publicados con anterioridad a esta Ley, ponen el tema de los archivos en un escenario que puede contribuir, en definitiva, a sacarlos del ostracismo al que se les ha condenado durante décadas en las Administraciones Públicas.

Situar a los archivos como centros neurálgicos de información dentro de la agenda política que los asocia de manera indisoluble con el ejercicio de la transparencia, la rendición de cuentas, la protección de datos y las estrategias y acciones para un gobierno abierto, plantea a los sujetos obligados una serie de retos y desafíos de diverso calado para la administración de sus archivos.

Estos retos tienen que ver con su desarrollo armónico en las organizaciones, con su mejoramiento estructural y funcional, con la mejor utilización de sus recursos operativos y tecnología, así como, de manera singular, con la accesibilidad a la información que contienen, en virtud de los múltiples usos que pueden darse a los archivos en tanto fuentes de acceso público.

Para estar en condiciones de afrontar dichos retos, el paradigma del desarrollo archivístico contemporáneo tiene como eje articulador a la llamada gestión de documentos, que es el conjunto de funciones, instrumentos y procesos técnicos que se llevan a cabo a lo largo del ciclo vital de los documentos. La gestión de documentos, también llamada archivística integrada, acentúa su carácter como función transversal y multidisciplinaria en un entorno que demanda de ellos eficacia, racionalidad y eficiencia técnica.

Uno de los aspectos de mayor relevancia destacados en el marco jurídico regulatorio de los archivos lo constituye, precisamente, el carácter integral de la gestión de documentos lo que conlleva a que los archivos no reducen su operación al simple almacenamiento y custodia de los acervos documentales, con la mira puesta en su utilización exclusiva para su consulta en beneficio de la investigación académica, sino en la necesidad de planificar y estructurar la información archivística, desde que se genera, en atención a su utilidad como instrumento de gestión pública, como recurso para promover y consolidar una cultura de transparencia y rendición de cuentas, sin renunciar a su naturaleza, por así decirlo, como constructores de memoria.

La gestión de documentos, así concebida, impacta en los mecanismos asociados a la organización, conservación y difusión de archivos administrativos e históricos de los sujetos obligados, así como en la multiplicidad de usos y usuarios institucionales y sociales de la información documental.

En este contexto no puede disociarse, en modo alguno, la operación de los archivos históricos de la gestión de archivos administrativos, denominados de trámite y concentración, puesto que los primeros son resultado del cabal ejercicio de los procesos de gestión documental que desempeñan los segundos.

Las buenas prácticas de la archivística contemporánea se sustentan básicamente en tres pilares: primero, el incesante desarrollo teórico y metodológico de la ciencia archivística, cuya evolución ha transitado de la llamada archivística clásica, que prevaleció hasta bien entrado el siglo XX y en la que se concebía la misión de los archivos únicamente como auxiliares de la Historia, hasta la gestión de documentos, que incorpora sistemas y métodos de trabajo que hoy en día siguen en pleno desarrollo ante las nuevas y más complejas realidades que se viven en el mundo de la información.

En la actualidad se reconoce que la ciencia archivística tiene un espacio propio, un carácter autónomo pero, al propio tiempo, multidisciplinario, en virtud de las fronteras que comparte con otras ciencias, especialmente del ámbito de la información.

El segundo pilar lo constituye la generación de un conjunto de normas técnicas producidas de manera incesante en los últimos treinta años. Estas normas se fundamentan también en el desarrollo teórico y metodológico de la archivística pero tienen como propósito la generación de modelos homogéneos para la gestión de documentos, tanto en soportes convencionales como electrónicos, de cara a la normalización y estandarización de sus procesos, así como para la planificación, desarrollo e implantación de sistemas de gestión Documental y Archivos en las organizaciones.

Las normas ISO 15489 I y II, las Especificaciones Moreq, las normas ISO del Grupo 30300, así como las promovidas por el Consejo Internacional de Archivos, como la ISAD-G, la ISAAR Cpf y la ISDF, entre otras, dan idea de la complejidad de la archivística integrada y el trabajo en los archivos, que no puede verse solamente de manera “arqueologizada”,3 para usos exclusivos de investigación histórica.

El tercer pilar lo constituye precisamente, el muy amplio marco jurídico regulatorio que en materia de archivos se ha emitido particularmente en los últimos seis años en México, desde la publicación de la Ley Federal de Archivos en 2012, así como con la generación y actualización de una serie de acuerdos y lineamientos emitidos por las instituciones normativas y coadyuvantes en la materia, hasta la publicación de la Ley General de Archivos ya mencionada. La importancia de esta Ley, en particular, es sin duda singular, puesto que persigue varios propósitos, esenciales para la buena marcha de los archivos. Entre otros, destacan los siguientes:

• Establecer las bases para la organización y conservación homogénea de los archivos.

• Determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos especialmente ante el aumento de sujetos obligados por la Ley.

• Determinar la organización y funcionamiento de los sistemas institucionales y locales de archivos, como modelo unificado para su operación.

• Definir los procesos e instrumentos de gestión documental y para la administración de archivos de los sujetos obligados.

• Proteger el patrimonio documental de las instituciones, propiciando su difusión y uso.

En la lógica de este tercer pilar se formaliza el Sistema Nacional de Archivos y, junto con el Sistema Nacional de Transparencia y el Sistema Nacional Anticorrupción, se destaca su relevancia para la consolidación de un nuevo enfoque de gobernabilidad democrática en la que los archivos juegan un papel central, que va más allá de los estereotipos con los que suele verse a la actividad archivística. La gestión de documentos en las organizaciones revela así su importancia “poliédrica” como bien la ha denominado el archivista catalán Ramón Alberch iFugueras, en el sentido de sus amplios vínculos con otras disciplinas y la multiplicidad de usos a los que se sujeta hoy en día la información documental, potenciado la utilidad de los archivos con propósitos muy amplios: para el desempeño de las gestiones y trámites de las instituciones, para el resguardo y protección de acervos con un alto valor jurídico y administrativo, para la investigación académica, para la recuperación de la memoria y el combate a la impunidad, para la protección de derechos humanos, para la reparación de daños y agravios a la sociedad, para el derecho a saber, el derecho a la verdad y la justicia, todo ello en beneficio del ciudadano.

Tanto los archivos históricos, como los administrativos de los sujetos obligados, en consecuencia, poseen un alto valor instrumental y testimonial indiscutible.

Esta importancia, sin embargo, es solo visible a la luz de los tres pilares mencionados en los que se sustenta hoy en día la archivística. Solo así los archivos pueden afirmarse, como se ha dicho, como arsenal de la ley y como arsenal de la historia. De acuerdo con este enfoque, en el presente texto se enfatizan las ideas siguientes:

• Primero, que la formación de archivos históricos, especialmente en los sujetos obligados, es resultado del ejercicio de procesos integrales de gestión documental a lo largo de su ciclo vital.

• Segundo, que a pesar del reconocimiento de los archivos como memoria documentada de las instituciones, son muy pocos los archivos históricos formalmente establecidos en los sujetos obligados, lo que pone en riesgo la conservación y preservación a largo plazo de su memoria documentada.

• Tercero, que la organización y gestión de archivos históricos, puede favorecer la protección del patrimonio documental de los sujetos obligados y su utilidad para el buen gobierno, para estimular el estudio académico de sus acervos y, en especial, para promover su uso social.

• Cuarto, que los archivos históricos favorecen, de igual forma, la promoción de políticas orientadas a la protección de derechos humanos, el derecho a saber, el derecho a la verdad y la justicia, en oposición a la desmemoria y la impunidad.

https://home.inai.org.mx/wp-content/documentos/Publicaciones/Documentos/CT27.pdf

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.

*